Reunión de Presidencia

Luego de los nervios que supone un nuevo llamamiento, el poner en orden el trabajo debería ser una de las primeras prioridades. De ello dependerá que el cumplimiento de los propósitos por el cual fuimos llamados pueda cumplirse. Así nos encontramos frente al manual de instrucciones tratando de descifrar la información que no se nos presenta muy claramente. Sin importar en qué organización trabajemos hay algunas cosas que todos podemos hacer.

 

Obtener la visión

 

Entender cuál es el propósito de la organización en la que estamos sirviendo.¿Por qué me llamó el Señor? ¿Qué es lo que Él espera que haga? ¿Cómo puedo influir positivamente en cada uno de los que están bajo mi responsabilidad? Nadie es indispensable, pero hay cosas que con mis talentos, personalidad o forma de ser, yo puedo hacer y que otros no pudieron.

Aprender las responsabilidades (para ejecutar la visión)

Nunca podremos cumplir correctamente si no conocemos nuestras responsabilidades como líderes. Conocerlas, nos da derecho a recibir inspiración y a “permanecer” ( DyC 107:99-100). Obrar con diligencia también es importante, pero no podemos ser diligentes sin preocuparnos por aprender lo que tenemos que hacer.

Como presidencia debemos estar unidos en nuestro conocimiento de las responsabilidades, por lo cual es conveniente estudiarlas individualmente y como consejo que conformamos. Cada organización tiene un propósito que forma parte del propósito general del Evangelio, el Perfeccionar a los Santos que según la organización estará desarrollado en el cumplimiento de diversas actividades o programas. Como presidenta de la Primaria, por ejemplo, debo comprender junto con mis consejeras cada programa, actividad y objetivo de los mismos. Enumerarlos y discutirlos para ayudarnos al realizarlos.

 

Trazar un plan

 

Teniendo siempre presente el propósito de la organización y conociendo nuestras responsabilidades, llega el momento de planear la acción. En la misma reunión de presidencia podemos ver cómo comenzaremos a trabajar. ¿Qué queremos hacer o lograr?A veces el entusiasmo puede llevarnos a poner metas demasiado exigentes. Entonces es bueno ver “el campo de trabajo” y evaluar qué han hecho o saben los niños del programa Fe en Dios, por ejemplo. De ahí y sin apresurarnos, elegiremos qué actividad será la más apropiada de realizar para debutar en el nuevo desafío.

Esto nos llevará a prepararnos adecuadamente y lograr una motivación más eficiente en los niños. Si a las apuradas decidimos que en dos días haremos galletitas caseras para llevarle a un niño enfermo, nos encontraremos el día en cuestión con que el horno de la capilla no funciona muy bien, la casa del niño queda demasiado lejos para ir caminando o que probablemente el niño ya esté sano. La actividad habrá sido una experiencia frustrante para todos.

 

Establecer claramente la meta

 

Cada programa tiene objetivos en particular que debemos alcanzar, pero todos incluyen ‘Invitar al Espíritu’ a testificar los principios que se están practicando, aprendiendo o descubriendo. Al participar en una actividad en donde aprendan a realizar comidas sencillas como parte de la preparación misional, un jovencito descubrirá un aspecto desconocido de la vida misional; en dónde un asunto “temporal” significará tener buena salud y fuerza física para trabajar en los asuntos de su Padre Celestial. Un paso previo a fijar una meta es saber exactamente dónde estamos. Es el punto de partida. Es la base para poder evaluar.

Para que una meta esté bien fijada debe ser específica (¿qué?), los medios que se utilizarán (¿Cómo?), determinar responsabilidades (¿Quiénes?), establecer claramente el tiempo en que debe ser cumplida (¿Cuándo?), y evaluable.

 

Repartir responsabilidades

 

Una manera sabia y organizada de trabajar es incluir a todos en el desarrollo de una actividad en particular. Sabemos qué queremos hacer, ahora tenemos que definir quiénes nos ayudarán a hacerlo. Siguiendo con el ejemplo de la Primaria, preparar lo necesario para el Programa de la Reunión Sacramental incluirá la participación de las maestras, la directora de música, la secretaria, y la presidencia. Para no olvidarse ni superponer trabajo debemos escribir en la minuta de la reunión qué hará cada uno.

 

Estar dispuestos a una evaluación

 

En cada reunión es conveniente repasar las asignaciones de semanas anteriores en relación a las metas fijadas. Esta es la parte clave para analizar en qué parte del camino estamos en este preciso momento, y hacer los ajustes necesarios. Todos queremos la mejor calificación en una evaluación, pero en los asuntos del Señor muchas veces no podremos saber la influencia de nuestras acciones en los llamamientos. No obstante la evaluación es sumamente importante para aprender a hacer las cosas de mejor manera; para aprender a adaptarnos a las necesidades de quienes estamos ayudando a aplicar el evangelio; para saber si nuestro esfuerzo está bien enfocado. Muchas presidentas de Mujeres Jóvenes caen en la desesperación de realizar la tarjeta de cumpleaños más espectacular, cuando lo más importante sería que las palabras allí escritas motiven a la joven a cumplir sus metas o las alienten por el esfuerzo realizado.

Cada reunión no debe ser un debate de dure una eternidad. La objetividad nos permitirá ajustarnos al tiempo ideal de una hora y media o a lo sumo dos horas. Las frecuencias de las reuniones serán las que necesitemos para no olvidar lo que dijimos la anterior. De ahí que la sugerencia de reunirse semanalmente o cada dos semanas sea tan importante. Una reunión de presidencia tiene una minuta sencilla y no debería sobrepasar las dos horas:

 

Oración: para pedir la guía en nuestra labor.

 

Estudio de manuales: (5 a 10 minutos) Manuales de instrucción, cartas, pautas recibidas, reuniones de instrucción.

 

Reportes de asignaciones: Fundamental para saber que se hizo desde la última reunión.

 

Presentar temas: los que se elijan para tratar no deben llevar demasiado tiempo. Empezar por un programa o dos o tres temas más importantes. Por ejemplo en la Primaria podría ser: Repaso de los nombres de los niños que asisten y los que deberían asistir, para saber sus cumpleaños, conocer a sus familias y proponer ayuda en la reunión de Consejo de Barrio. Programación del Tiempo para Compartir de los próximos dos meses. Días de actividades: presentación propuestas para realizar el mes siguiente. En la Sociedad de Socorro se podría tratar el seguimiento de las Jóvenes Adultas, revisando quienes son sus maestras visitantes y con cuanta frecuencia hacen un contacto con las jóvenes, por ejemplo. Si es el caso la Escuela Dominical, preparar lo necesario para que los maestros trabajen bien, incluirá coordinar el uso del televisor, láminas, manuales, ayudas didacticas, listas de alunmos, seguimiento de cursos especiales. Asignaciones: Las ideas son muy buenas, pero si no hay asignaciones todo queda en el aire. Para no olvidar ni superponer trabajo debemos escribir en la minuta qué hara cada uno.

 

Evaluación de metas: Concreta, real, sin divagar y con la idea de ajustar acciones y no de criticar.

 

Oración final: Para estar dispuestos a seguir los susurros del Espíritu y someternos a su voluntad

En la conferencia general de octubre de 2006 el presidente Gordon B. Hinckley dijo:- ‘Pongan su mejor esfuerzo’. Nos invitó a poner el hombro, a dar nuestra mejor clase de trabajo y ello significa ‘no correr más de lo que nuestras fuerzas den’ o ‘no pensar que tenemos demasiado tiempo por delante para hacerlo’. Empezar a ordenar nuestro trabajo en la Iglesia nos predispondrá de mejor manera a sentir y seguir la guía del Espíritu.